Tantangan Bisnis
Tim compliance perusahaan mengelola ratusan dokumen izin dan legal lintas entitas grup dengan tanggal kedaluwarsa yang berbeda-beda. Pemantauan manual membuat dokumen sering kedaluwarsa tanpa terdeteksi, sementara tindak lanjut pemenuhan, penanganan insiden, dan koordinasi rapat masih tersebar di email serta spreadsheet.
Membangun sistem terpusat untuk inventarisasi dokumen kepatuhan multi-perusahaan dengan reminder otomatis bertahap ke PIC masing-masing, delegasi aktivitas pemenuhan per departemen, pelacakan PICA, serta standar keamanan enterprise berbasis akun Microsoft 365 tanpa mengelola password tambahan.
Solusi & Arsitektur
Ayah2Ngoding membangun CMS Web dengan Laravel 11, Tailwind CSS, dan Alpine.js yang terintegrasi penuh ke ekosistem Microsoft: SSO Azure AD dengan konfigurasi dinamis dari database, pengiriman email notifikasi via Power Automate HTTP API, penyimpanan lampiran di Azure Blob Storage, hingga eksplorasi pembuatan online meeting Teams melalui Microsoft Graph.
Modul Utama Sistem
01Dashboard Analytics
Status dokumen berkode warna (Completed / Reminder / Expired), grafik tren penyelesaian bulanan ApexCharts, progress per kategori, dan notification center real-time.
02Data Master Perizinan
CRUD dokumen kepatuhan berkode unik lengkap regulasi, lampiran Azure Blob, prioritas otomatis dari tanggal kedaluwarsa, filter server-side per kolom, dan preview dokumen inline.
03Order Kepatuhan
Delegasi sub-tugas pemenuhan per dokumen ke PIC departemen beserta periode pelaksanaan, catatan issues, remarks, dan riwayat status.
04PICA Corrective Action
Pelacakan problem → cause → corrective action dengan due date, status progres, duplikasi record satu klik, dan relasi langsung ke dokumen data master.
05Stakeholder Meeting
Kalender FullCalendar untuk rapat offline & Microsoft Teams dilengkapi attachment, peserta PIC multi-departemen, dan ekspor Excel.
06RBAC & Master Data
Manajemen Company, Department, Category, Type, dan PIC dengan permission granular module.action, wildcard access, serta audit login forensics bawaan.
“Seluruh siklus kepatuhan - dari inventaris dokumen, reminder kedaluwarsa bertingkat, hingga tindakan korektif PICA - kini terpantau dari satu portal dengan jejak audit yang lengkap.”
Dampak & Hasil Bisnis
- Tidak Ada Lagi Kedaluwarsa Terlewatcommand harian jam 08.00 mengirim reminder H-90/-60/-30/-14/-7/-3/-1/-0 sebelum expired dan alarm pasca-kedaluwarsa hingga H+180 langsung ke email PIC terkait.
- Keamanan Berlapis Tanpa Password BaruSSO Azure AD berkonfigurasi dinamis dari database dipadukan OTP 6 digit (kedaluwarsa 10 menit) dan login forensics - IP, metode SSO/OTP, hingga parsing user-agent - tanpa dependensi pihak ketiga.
- Dokumen Sensitif Terlindungilampiran Azure Blob tidak pernah dibuka langsung; preview menggunakan SAS URI berumur 5 menit atau streaming proxy lokal dengan content-type sniffing.